Privacyreglement Nijkerkse Ondernemers Vereniging (NOV)

Definities

NOV: Nijkerkse Ondernemers Vereniging

Adres:Ruysdaellaan 4
3862 MB Nijkerk

Postadres:Postbus 339
3680 AH Nijkerk

E-mailadres: info@centrumnijkerk.nl
Website: www.centrumnijkerk.nl

KvK-nummer : 40094295

Lid: iedere natuurlijk persoon of rechtspersoon als bedoeld in artikel 1.1. van dit Reglement;

Reglement: het Privacyreglement;

Persoonsgegevens: de gegevens die staan genoemd in artikel 1.3;

Verordening: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679);

Algemeen

NOV is een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid. NOV heeft conform haar statuten als doel:

het behartigen van de gemeenschappelijke materiële en immateriële belangen van de zelfstandige ondernemers en ondernemingen in het kleine en middelgrote bedrijf en beroep in de gemeente Nijkerk in het algemeen en die van haar leden in het bijzonder;
het verbeteren van het ondernemersklimaat in de gemeente Nijkerk;
het vergoten van de aantrekkelijkheid van het winkelen en vertoeven in de gemeente Nijkerk, waaronder begrepen het gebruik maken van horeca voorzieningen in Nijkerk.

Leden van de vereniging kunnen zijn natuurlijke personen of rechtspersonen, die:

in Nijkerk een detailhandel uitoefenen in een pand met een voor het publiek toegankelijke ruimte;
in Nijkerk een ambachtelijk- een dienstverlenend- een horeca- of een handelsbedrijf uitoefenen;
buiten Nijkerk een detailhandel of bedrijf als bedoeld onder a en b uitoefent, mits deze natuurlijke- of rechtspersoon voldoende aanknopingspunten heeft met de doelstellingen van de vereniging;
in Nijkerk onroerende zaken in eigendom hebben, die dienstbaar zijn aan de hiervoor sub a. en b. bedoelde bedrijven.

Voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst is het noodzakelijk dat NOV Persoonsgegevens van een lid verwerkt. In dit Privacyreglement wordt beschreven welke Persoonsgegevens NOV verwerkt, hoe dat gebeurt, voor welke doeleinden en welke rechten en plichten er gelden.

Persoonsgegevens die NOV in elk geval verwerkt zijn: bedrijfsnaam, voor- en achternaam contactpersoon, geslacht contactpersoon, adres, telefoonnummer (contactpersoon), e-mailadres, IBAN-nummer en lidnummer.

Een lid die ongevraagd ook andere gegevens verstrekt die zijn te herleiden tot een individueel persoon, stemt ermee in dat ook deze Persoonsgegevens door NOV worden verwerkt.

NOV is gerechtigd ook andere Persoonsgegevens van een (ex)lid te registreren/controleren indien en voor zover dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke plicht en/of noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van NOV en/of na verkregen toestemming van Lid en/of op basis van een andere in artikel 6 lid 1 van de Verordening opgenomen verwerkingsgrondslag.

NOV slaat alle aan haar verstrekte gegevens op in een Register.

Verzameling van Persoonsgegevens

NOV verzamelt Persoonsgegevens van een Lid wanneer het desbetreffende Lid deze Persoonsgegevens via (het online) inschrijfformulier aan NOV heeft doorgegeven. NOV verwerkt Persoonsgegevens met als doel om uitvoering te geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

De Persoonsgegevens worden verwerkt middels het opnemen van deze gegevens in het online boekhoudprogramma e-boekhouden.nl door het secretariaat van NOV.

De Persoonsgegevens zijn uitsluitend in te zien door of na toestemming van de secretaris en de penningmeester.

Gebruik van Persoonsgegevens

3.1 De Persoonsgegevens van leden worden (met name) gebruikt voor: het versturen en/of incasseren van contributiefacturen en het versturen van (digitale) nieuwsbrieven en/of e-mailberichten over bijeenkomsten van NOV, ontwikkelingen binnen Nijkerk en andere relevante (nieuws)berichten. Het lid heeft te allen tijde het recht zich af te melden voor het ontvangen van een nieuwsbrief.

3.2 De nieuwsbrief van NOV zal niet worden gebruikt voor commerciële uitingen (van derden), tenzij het lid, dan wel de Algemene Ledenvergadering daarmee heeft ingestemd.

3.3 Tijdens bijeenkomsten van NOV worden foto’s (van leden) gemaakt. Deze foto’s worden vervolgens geplaatst op de sociale media ter promotie van NOV. Indien een lid bezwaar heeft tegen het maken en/of publiceren van een foto op sociale media, kan het lid hiertegen bezwaar maken. Het bezwaar dient per e-mail bij het secretariaat van de NOV te worden ingediend: sec@centrumnijkerk.nl. Na ontvangst van het bezwaar zal de foto/zullen de foto’s niet worden gemaakt/gepubliceerd of onmiddellijk worden verwijderd.

Via de website van NOV wordt met toestemming van de Algemene Ledenvergadering een ledenlijst gepubliceerd met naam en contactgegevens van de leden. Indien een lid bezwaar heeft tegen het publiceren van Persoonsgegevens via de website, kan het lid hiertegen bezwaar maken. Het bezwaar dient per e-mail bij het secretariaat van NOV te worden ingediend: sec@centrumnijkerk.nl. Na ontvangst van het bezwaar zullen de Persoonsgegevens niet worden geplaatst of onmiddellijk worden verwijderd.

Doorgifte van Persoonsgegevens aan andere partijen vindt uitsluitend plaats na toestemming van de leden, dan wel toestemming van de Algemene Ledenvergadering. Indien en voor zover sprake is van toestemming van de Algemene Ledenvergadering heeft ieder individueel lid het recht bezwaar te maken tegen doorgifte van Persoonsgegevens aan derden. Het bezwaar dient per e-mail bij het secretariaat van NOV te worden ingediend: sec@centrumnijkerk.nl. Na ontvangst van het bezwaar zullen de Persoonsgegevens niet worden verstrekt of zal de andere partij worden verzocht de gegevens onmiddellijk te verwijderen.

Doorgifte aan derden

4.1 NOV heeft in het kader van de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst externe partijen ingeschakeld. De volgende externe partijen kunnen de Persoonsgegevens van leden verwerken:

– e-boekhouden.nl;

– A+B Adviesgroep

– Hmedia

4.2 NOV heeft met de in lid 1 van dit artikel genoemde partijen een verwerkersovereenkomst gesloten conform de wettelijke vereisten.

Wijziging/verwijdering/inzien van persoonsgegevens

Een lid heeft recht op inzage, rectificatie, beperkte verwerking of verwijdering van zijn of haar Persoonsgegevens, overeenkomstig het bepaalde in de Verordening.

Indien een lid van een van deze rechten gebruik wil maken, of indien een lid vragen heeft over dit Privacyreglement kan het lid contact opnemen met het secretariaat van NOV: sec@centrumnijkerk.nl.

NOV benadrukt dat het (deels) verwijderen van Persoonsgegevens gevolgen kan hebben voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst.

Bewaartermijn

5.1 NOV bewaart Persoonsgegevens niet langer dan op grond van de (fiscale) wetgeving is vereist. Voor gegevens waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, geldt dat NOV deze niet langer bewaart dan nodig.

Beveiliging

6.1 NOV heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

– beveiliging van het ledenbestand met een wachtwoord;

– beperkte toegang tot het ledenbestand (alleen secretaris en penningmeester);

– een duidelijk beleid dat persoonsgegevens niet aan derden worden verstrekt.

Wijzigingen in het Privacyreglement

7.1 NOV behoudt zich het recht voor dit Privacyreglement te wijzigen, bijvoorbeeld in het geval van een wetswijziging. Elke aanpassing zal (in een nieuwsbrief) aan de leden kenbaar worden gemaakt. Dit reglement wordt op de website van NOV geplaatst en ligt ter inzage bij het secretariaat. Het reglement is het laatst gewijzigd op 14 mei 2018 en vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering van 28 mei 2018.

Autoriteit Persoonsgegevens

9.1 Een lid heeft, indien hij of zij daartoe aanleiding ziet, het recht om een klacht over NOV in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG.